Najčastejšie chyby pri raste firmy a ako sa im vyhnúť

Rast firmy je skvelá správa. Pribúdajú zákazky, tržby rastú a do firmy prichádzajú noví ľudia. S väčším objemom práce však prichádza aj väčšia zodpovednosť. To, čo bolo efektívne pri menšom tíme, nemusí fungovať o rok neskôr.

Problém často nevznikne vtedy, keď sa firme nedarí. Objaví sa práve vo chvíli, keď sa jej darí až príliš rýchlo. Majiteľ nestíha rozhodovať, zamestnanci nevedia, čo majú robiť, peniaze zostávajú viazané v zákazkách a dôležité veci sa začnú riešiť za pochodu.

Pri raste preto nestačí sledovať iba tržby. Dôležité je aj to, či je firma pripravená zvládnuť väčší objem práce.

Prečo je rast firmy rizikovejší, než sa zdá

Malá firma funguje často trochu neformálne. Majiteľ vie o všetkom, čo sa deje, ľudia sa poznajú a veľa vecí sa vyrieši jednoducho medzi sebou. Keď niečo treba, stačí zavolať alebo sa zastaviť pri kolegovi.

S pribúdajúcou prácou však tento model narazí na svoje limity. Viac ľudí znamená viac komunikácie. Viac zákaziek znamená viac termínov a povinností. A viac peňazí vo faktúrach ešte neznamená viac peňazí na účte.

Najväčšia chyba je preto pozerať sa na rast iba cez čísla predaja. Firma môže rásť a zároveň mať problémy s organizáciou práce, ľuďmi alebo financiami.

Pri podnikaní sa preto oplatí myslieť dopredu. To, čo dnes zvládate bez problémov, nemusí pri väčšom tíme stačiť.

Chyba č. 1: Rast bez funkčných procesov

Keď je firma malá, veľa vecí sa dá riešiť za pochodu. Každý vie, čo približne treba urobiť, a ak niečo nie je jasné, jednoducho sa opýta kolegu.

Pri väčšom tíme však tento spôsob práce začne “škrípať”. Informácie sa strácajú, úlohy zostávajú nedokončené a rovnakú vec niekedy riešia dvaja ľudia. Procesy pritom nemusia byť zložité. Pri opakujúcich sa činnostiach by malo byť jasné, čo treba urobiť, v akom poradí a kto za čo zodpovedá.

Dôležité je aj to, aby tieto postupy nepoznal iba jeden človek. Keď niekto ochorie, odíde alebo pár dní nie je v práci, ostatní by mali vedieť, ako pokračovať.

Ako spoznáte, že vás procesy prestali stíhať

Jedným zo signálov je, keď sa ľudia pri bežnej práci stále pýtajú na tie isté veci. Nevedia, kde nájdu potrebné informácie, komu majú úlohu odovzdať alebo čo treba urobiť ďalej. Varovným znakom sú aj opakované chyby. Ak sa rovnaká chyba vracia, nestačí ju zakaždým opraviť. Oplatí sa pozrieť na to, prečo vzniká.

Pozor aj na situácie, keď každý rieši podobnú úlohu po svojom. Ak má každá objednávka alebo zákazka iný postup, ľahko vznikne chaos a zbytočná práca navyše.

Chyba č. 2: Majiteľ ako úzke hrdlo firmy

Na začiatku podnikania je úplne bežné, že majiteľ rieši takmer všetko. Zháňa zákazníkov, komunikuje s nimi, kontroluje zákazky, rieši ľudí aj rozhoduje o každodenných veciach. Pri malej firme to môže byť dokonca výhoda. 

S rastom však príde moment, keď tento spôsob práce prestane stačiť. Ak musí majiteľ schváliť každú ponuku, vyriešiť každý problém a rozhodnúť o každom detaile, všetko začne čakať na neho.

Postupne preto potrebuje časť práce odovzdať ďalším ľuďom. Niektoré oblasti môžu prevziať manažéri, vedúci tímov alebo skúsení zamestnanci. Majiteľ sa tak môže venovať rozhodnutiam, ktoré súvisia s ďalším smerovaním firmy, namiesto toho, aby celý deň riešil operatívu.

Delegovanie, ktoré naozaj funguje

Delegovanie neznamená iba povedať zamestnancovi, aby niečo vybavil. Človek musí vedieť, za čo zodpovedá, aký výsledok sa od neho očakáva a o čom môže rozhodovať sám.

Ak majiteľ úlohu odovzdá, ale potom kontroluje každý detail, veľmi si tým nepomôže. Mikromanažuje svoj tím a namiesto toho, aby mal menej práce, stále sleduje, čo presne kto a ako robí.

Manažér alebo vedúci tímu by mal mať jasnú zodpovednosť a priestor svoju oblasť samostatne viesť. Majiteľ pritom nemusí stratiť prehľad. Stačí, ak sleduje výsledky a dôležité rozhodnutia.

Chyba č. 3: Nábor ľudí bez jasného zadania

Keď pribúda práca, prvou reakciou býva často nábor. Firma potrebuje ďalšieho človeka, tak niekoho začne hľadať.

Najskôr si však treba povedať, čo má nový člen vlastne zastrešiť. Ak firma túto potrebu presne nepomenuje, môže prijať človeka na pozíciu, ktorá sa bude čiastočne prekrývať s prácou ostatných. Výsledkom môže byť viac ľudí, ale nie nevyhnutne lepšia organizácia práce.

Pred náborom preto pomáha spísať si hlavné úlohy a zodpovednosti. Ktorú časť práce nový zamestnanec preberie? Čo bude patriť jemu a čo zostane ostatným? Komu bude podliehať?

Pri väčšom tíme treba myslieť aj na úroveň riadenia. Ak pribúdajú ľudia priamo pod majiteľa, časom bude dávať väčší zmysel vytvoriť medzičlánok v podobe vedúceho alebo manažéra.

Chyba č. 4: Rast tržieb bez sledovania cashflow

Vyššie tržby samy osebe nehovoria, koľko peňazí má firma práve k dispozícii.

Ako firma ste práve získali veľkú zákazku. Musíte nakúpiť materiál, zaplatiť ľudí a ďalšie náklady. Zákazník však faktúru uhradí až o niekoľko týždňov. Firma má teda zákazku aj budúce príjmy, no peniaze jej môžu dočasne chýbať.

Pri rýchlom raste sa podobná situácia opakuje častejšie. Čím viac zákaziek firma realizuje, tým viac peňazí môže potrebovať ešte pred ich zaplatením.

Preto je súčasťou dobrého riadenia firmy aj pravidelný prehľad o cashflow. Podnikateľ by mal vedieť, aké platby ho čakajú, kedy majú prísť peniaze od zákazníkov a koľko potrebuje na bežnú prevádzku.

Tržby teda ukazujú, ako sa firme darí z pohľadu predaja. Cashflow ukazuje, či má firma z čoho platiť svoje záväzky.

Chyba č. 5: Závislosť od jedného klienta alebo kanála

Mať veľkého a stabilného klienta je pre podnikanie určite dobré. Horšie je, keď na ňom stojí príliš veľká časť príjmov. Ak spolupráca skončí alebo klient začne objednávať výrazne menej, výpadok príjmov zasiahne firmu veľmi rýchlo.

Podobné riziko vzniká aj pri získavaní nových zákazníkov. Ak vám väčšina z nich prichádza z jedného zdroja, napríklad z jednej reklamnej platformy, časom sa naň začnete spoliehať. Stačí potom zmena podmienok alebo slabší výkon a počet objednávok môže výrazne klesnúť.

Prečo je diverzifikácia zdrojov klientov kľúčová

Lepšie je nespoliehať sa iba na jeden spôsob, ako získavate zákazníkov. Nové zákazky môžu prichádzať cez odporúčania, obchodných partnerov, existujúcich klientov, online aktivity aj priamy predaj. 

Nemusíte všetky zdroje rozvíjať rovnako. Ide skôr o to, aby výpadok jedného z nich neohrozil celú firmu.

V takejto situácii má svoje miesto aj podnikateľská sieť. Kontakt s ľuďmi z iných odborov môže priniesť nové obchodné príležitosti. V BNI funguje sieť odporúčaní medzi podnikateľmi, ktorí sa pravidelne stretávajú a navzájom si pomáhajú získavať nové kontakty.

Chyba č. 6: Podnikateľ v izolácii, bez spätnej väzby

Pri podnikaní sa ľahko stane, že majiteľ väčšinu rozhodnutí robí sám. Pozná svoju firmu do detailu a vie, čo sa mu v minulosti osvedčilo.

Po rokoch však môže byť ťažké pozrieť sa na vlastné fungovanie s odstupom.

Pomáha preto mať okolo seba ľudí, ktorí sa na firmu dokážu pozrieť zvonka. Nemusia vám hneď povedať, čo máte urobiť. Niekedy stačí skúsenosť z inej firmy alebo obyčajná otázka, ktorá vás prinúti pozrieť sa na problém inak.

Ako pomáha komunita podnikateľov odhaliť slepé miesta

Podnikateľská komunita vám dáva priestor porozprávať sa s ľuďmi, ktorí riešia podobné veci ako vy. Niekto už má za sebou rýchly rast firmy, iný riešil nábor prvých manažérov alebo hľadal nové cesty k zákazníkom. Nemusíte tak všetko zisťovať až vlastnou skúsenosťou.

Takéto stretnutia pritom nemusia priniesť iba nového klienta. Niekedy stačí obyčajný rozhovor s iným podnikateľom, ktorý sa na podobnú situáciu pozerá z iného pohľadu.

Ako si nastaviť rast, ktorý firmu neohrozí

Nie všetko treba vo firme meniť naraz. Stačí sa postupne pozrieť na to, čo vám pri raste začína robiť problémy. Pri procesoch si všímajte opakované chyby, zbytočné kroky a úlohy, ktoré stále rieši jeden človek. Ak sa niečo pravidelne komplikuje, skúste nájsť jednoduchší spôsob.

Pozrite sa aj na tím. Kto o čom rozhoduje? Čo stále rieši majiteľ a čo už môže prevziať manažér alebo vedúci pracovník? Jasnejšie rozdelenie zodpovedností uľahčí každodennú prácu zamestnancov.

Nezabúdajte ani na peniaze. Nestačí vedieť, koľko firma zarobila. Dôležité je sledovať aj to, kedy peniaze prichádzajú a kedy ich treba zaplatiť.

Rovnako si skontrolujte, odkiaľ k vám prichádzajú zákazníci. Ak firma stojí hlavne na jednom klientovi alebo zdroji, je dobré začať budovať aj ďalšie cesty.

Záver: Zdravý rast je otázkou systému, nie šťastia

Rýchly rast vie firmu príjemne potiahnuť dopredu, no zároveň preverí, ako je nastavená. Ak má napredovať aj o pár rokov, nestačí riešiť len to, čo horí dnes. Nie každé rozhodnutie musí vyjsť na prvýkrát. Dôležité je vedieť sa zastaviť, a podľa potreby niečo upraviť.

Majiteľ nemusí mať na všetko odpoveď sám. Niekedy pomôže skúsenosť človeka, ktorý riešil podobnú situáciu, alebo obyčajný rozhovor s niekým z iného odboru. Aj preto má zmysel mať okolo seba ľudí, s ktorými môžete otvorene prebrať svoje skúsenosti, nápady aj výzvy. V BNI vytvárame priestor na takéto kontakty a pravidelné stretávanie podnikateľov na Slovensku. 

FAQ

Čo by mal podnikateľ pri raste firmy sledovať každý mesiac?

Okrem tržieb sa oplatí sledovať napríklad ziskovosť zákaziek, cashflow, počet nových klientov, vyťaženosť tímu a vývoj nákladov. 

Kedy je čas prijať prvého manažéra?

Ak ako majiteľ trávite čoraz viac času koordináciou ľudí a riešením každodenných otázok namiesto dôležitých rozhodnutí, môže byť čas prenechať časť riadenia manažérovi.

Čo robiť, keď firma rastie rýchlejšie, než stíha tím?

Najskôr si určte, ktoré úlohy sú pre chod firmy najdôležitejšie. Potom môžete rozhodnúť, čo delegovať, čo zjednodušiť a kde už potrebujete posilu.